e-mergency - procesbeskrivelse

Hvad:
Inden samarbejdets første møde var der fra e-mergency kommet to bud på, hvad det ville være relevant af arbejde med. Begge bud skulle ses i relation til et af e-mergencys produkter:

A) Forretningsprocesser på nye markeder 
B) Design og kommunikation af et meget omfangsrigt ICT-system

e-mergency starter med at opleve et problem med at formidle en stadig mere kompleks service til aftagerne. Undervejs bliver det klart, at virksomheden selv har flyttet sig så langt fra sit udgangspunkt at dens gamle identitet ikke længere passer. Vendepunktet i processen kom ca. midtvejs, da dette blev framet og gjort til fokus for resten af processen.

I stedet for at facilitatorerne stillede opgaver, der skulle løses mellem møderne, som det skete i de andre samarbejder, kom initiativet fra e-mergency, der fra gang til gang producerede grafisk materiale og tekst, der blev brugt som afsæt for de enkelte workshops. Processen med at designe grafikken, så den bidrog til at forny e-mergencys selvforståelse, fungerede som virksomhedens refleksionsrum i processen.

Hvem:
Fra start deltog tre af virksomhedens ansatte – senere to. De har alle en designorienteret baggrund, er vant til at arbejde visuelt og kender fordelen ved at bruge designmetoder. De er vant til at arbejde tæt sammen, som man gør i en lille virksomhed, hvor man gør det, der skal gøres.

Hvor:
Alle møder blev holdt hos e-mergency

Workshop 1
Workshoppens fokus var på introduktion til projektet Bæredygtig Velfærd, gensidig præsentation og diskussion af e-mergencys ideer til det, som samarbejdet fremadrettet kunne handle om.

For at skabe dialog om begreber, der er centrale for Bæredygtig Velfærd, og introducere til muligheden for og kvaliteten ved at bruge billeder som argumentationsform, benyttede vi øvelsen Fra ord til billede. Derefter arbejdede hele gruppen sammen om Den Gode Historie. Øvelsen havde til formål at minde deltagerne om, hvad de gør, når de lykkes med et projekt, og hvad deres styrker er. Der blev taget hul på at kvalificere og skabe en fælles forståelse af e-mergencys case med Case i Stikord.

Business Model Canvas (BMC) blev taget i anvendelse. Deltagerne var bekendt med BMC og også bevidste om skabelonens begrænsninger. e-mergencys egen forretning blev brugt som case, og det tydeliggjorde den kompleksitet, virksomheden oplever, og begrundede de to foreslåede emner for samarbejdet.

Det blev aftalt, at der inden næste møde skulle skitseres et forretningsflow, der kunne skabe bedre overblik.

Til sidst blev notesbøger omdelt, og deltagerne fik lidt tid til at reflektere over og svare på et par afsluttende spørgsmål.

Workshop 2
e-mergency havde inden mødet produceret et grafisk materiale, som vi tog udgangspunkt i. Det gav anledning til en diskussion om, hvordan man holder fast i og formidler en positiv vision for virksomheden, når de kommunale udbud, der skal vindes for at sikre virksomhedens beståen, har et snævert fokus på økonomi, kvalitet og lidt på brugervenlighed.

e-mergencys drivkraft er at skabe helhedsløsninger, der imødekommer såvel borgeres og pårørendes som fagprofessionelles behov. Den slags løsninger skal desuden tænkes ind i de systemer, som institutioner og kommuner anvender, og de mange berøringsflader resulterer i meget komplekse løsninger og meget forskellige målgrupper. For at komme ud over oplevelsen dels af begrænsning, dels af overvældende kompleksitet undersøgte vi betydningen af økonomi, kvalitet og brugervenlighed for hver enkelt målgruppe. Dette gav større indblik i de forskellige interesser, der er i spil og nuancerede billedet.

Workshop 3
e-mergency havde forud for workshoppen formuleret et pitch:

“Hvordan kan vi hjælpe mennesker, der lever/arbejder inden for social og sundhedsområdet, med optimering og distribution af information, så resultatet bliver mere selvhjulpenhed?”

Desuden havde medarbejderne produceret grafik, der illustrerede de fem forskellige målgrupper.

LEGOs Brand Framework blev lidt tilfældigt, men med stor succes, inddraget i processen og brugt som inspiration og ramme. Brand Frameworket er en grafisk fremstilling af LEGOs mission, vision, løfter, værdier og ånd, og indholdet er givetvis et resultat af en længere proces i LEGO, men her blev det brugt som en skabelon, som deltagerne udfyldte i løbet af kort tid. På den måde blev der sat ord på deltagernes opfattelse af, hvad e-mergency skal bruge som afsæt for sit virke og udstråle i sin kommunikation.

Workshop 4
Workshoppen fandt sted på Designskolen Kolding med deltagelse af alle virksomheder i projekterne Bæredygtige Forstyrrelser og Bæredygtig Velfærd. På workshoppen havde virksomhederne hver en lille udstilling af materiale fra samarbejdet, som de præsenterede og fik feedback på. Ideen var, at virksomhederne i løbet af dagen skulle få ny viden via indsigt i andre virksomheders proces, et foredrag om fremtidsscenarier og forretningsmuligheder.

Workshop 5
Workshoppen skulle følge op på arbejdet med formulering af Brand Framework, og det skulle besluttes, hvordan det kunne bruges aktivt. I mødet deltog tre fra DSKDs udviklingsafdeling, heraf to som ikke havde deltaget i de tidligere workshops. Det var derfor oplagt at høre deres umiddelbare reaktion på oplægget til e-mergencys Brand Framework. Samtidig var det vigtigt at høre om e-mergencys finpudsning af formuleringerne og tanker om, hvordan det kunne bruges.

Metoden reflekterende teams blev taget i anvendelse, og resultatet blev, at deltagerne fortalte, at de med Brand Frameworket oplevede det positive at have fået beskrevet deres verdensopfattelse som ansatte i e-mergency og kunne bruge det som afsæt for en større fortælling om virksomheden.

Brand Frameworket var blevet testet i forbindelse med præsentation af virksomheden over for praktikanter og havde givet samtalen retning.

Derimod var det ikke blevet præsenteret for virksomhedens øvrige ansatte, og der var usikkerhed mht, hvordan det kunne gribes an. Den sidste del af mødet blev derfor brugt på i at vi i fællesskab udarbejdede en plan for, hvordan resten af virksomhedens ansatte kunne præsenteres for baggrunden for og indholdet i BFW og få mulighed for at præge formuleringerne.

EVALUERING / STATUS

Medarbejderne på e-mergency var glade for, at samarbejdet løb over en længere periode. Det betød, at der var tid til refleksion. Det var også godt at få lektier for. Og timingen har været god. Det har været et godt tidspunkt at definere virksomheden på ny - at foretage en reboot – det er godt i tråd med virkeligheden, hvor e-mergency er flyttet til nye lokaler, og nye folk kommer til.

Processen begyndte rigtigt at give mening, efter at arbejdet med Brand Framework gik i gang. Til gengæld havde projektets titel Bæredygtig Velfærd fra start været et turn off. Det gav ikke den store mening, og e-mergency havde været i tvivl, om de ville deltage.

INNOVATIONSKORTLÆGNING
Hele processen blev til slut evalueret ved hjælp af en Innovationskortlægning.

Kortlægningen viste, at processen har haft effekt på en lang række forhold:

• Markedsføring: Brand/profil, Budskaber, Segmenter, Anvendelse, Metoder, Relationer, Partnere.
  
  
• Produkter: Værdi, Produktudvikling, Service herunder Design, Kvalitet, Brug, Funktioner, Sikkerhed og Vilkår.
  
  
• Organisation: Organisering, Kompetencer, Kommunikation, IKT, Videndeling, Idékapital, Læring, Mindset, Udfordringer, Beslutninger, Samarbejde.
  
  
• Strategi: Indsigt, Visioner, Strategier, Barrierer, Koncepter, Alliancer.
  
  
• Proces: Miljø, Håndtering, Planlægning og styring, Arbejdsmiljø, Leverandører.