Whistleblowerordning
Whistleblowerordningen giver ansatte og tidligere ansatte på Designskolen Kolding samt samarbejdspartnere mulighed for at ytre sig om ulovlige og kritisable forhold uden at skulle frygte for negative konsekvenser. Det kan være oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, overtrædelser af EU-retten eller andre alvorlige forhold f.eks. grov chikane eller tilsidesættelse af faglige standarder.
Ordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på skolen. Fejl og kritisable forhold bør derfor i første omgang forsøges løst ved henvendelse til f.eks. nærmeste leder, skolens HR-funktion, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant.
Din indberetning behandles fortroligt og besvares hurtigst muligt.
Du kan fortage din indberetning anonymt og undlade at angive kontaktoplysninger.
Har du tvivl eller spørgsmål kan disse rettes direkte til WhistleSystem på supportmail: support@whistlesystem.com
Hvem kan bruge ordningen?
Designskolen Kolding har valgt at følge lovens afgrænsning af, hvem der kan indberette som whistleblowere. Det betyder, at følgende grupper kan være whistleblowere:
- Ansatte (nuværende, tidligere eller kommende ansatte)
- Frivillige
- Praktikanter
- Samarbejdspartnere, såfremt de er selvstændige erhvervsdrivende eller arbejder under tilsyn og ledelse af fx leverandører.
- Medlemmer af ledelse og bestyrelse
Studerende har ikke mulighed for at indberette i ordningen. Det skyldes, at loven ikke giver mulighed for at sikre studerendes anonymitet og fortrolighed om indberetningen. Studerende, som har studiejob eller arbejder frivilligt på Designskolen Kolding, er dog omfattet af ordningen.
Du kan indberette anonymt, men Designskolen Kolding opfordrer generelt til, at du oplyser dit navn i forbindelse med en indberetning, da det muliggør en hurtigere og mere smidig behandling af sagen. I sager om fx (sex)chikane vil det desuden ikke være muligt at behandle en sag, uden der er kendskab til den krænkedes navn.
Hvad kan du indberette i whistleblowerordningen?
Der er ikke fastsat præcise eller konkrete kriterier for de sager, som kan give anledning til en indberetning, men det skal være alvorlige forhold, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil ske. Det kan eksempelvis være følgende (ikke udtømmende liste):
- Brud på tavshedspligt
- Misbrug af økonomiske midler
- Tyveri
- Grov chikane
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper
Overtrædelser der ikke er omfattet af ordningen kan være følgende (ikke udtømmende liste):
- Overtrædelser af interne retningslinjer som fx rygepolitik eller sygefravær.
Du bør altid have konkret viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold, inden du benytter dig af whistleblowerordningen.
Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om forholdet er omfattet af whistleblowerordningen.
Hvordan behandles indberetningerne?
Designskolen Kolding har antaget advokatfirmaet Poul Schmith til at foretage en indledende screening af enhver indberetning, som modtages i whistleblowerordningen. Advokatfirmaet Poul Schmith har adgang til skolens whistleblowerportal og modtager som eneste instans automatisk indberetninger via ordningen.
Ved advokatfirmaet Poul Schmiths indledende screening bliver det vurderet, om du som indberetter og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen. Viser den indledende screening, at det ikke er tilfældet, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og du vil blive orienteret herom. Du vil samtidig blive vejledt om, hvortil din henvendelse eventuelt kan rettes. Viser den indledende screening derimod, at du og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen, eller at det ikke umiddelbart kan afvises at være tilfældet, vil indberetningen blive undersøgt nærmere i ordningen.
Den videre undersøgelse varetages som udgangspunkt af Designskolen Koldings whistleblowerenhed. Omhandler indberetningen Designskolen Koldings rektorat, vil den videre undersøgelse dog blive varetaget af advokatfirmaet Poul Schmith ved inddragelse af Designskolen Koldings bestyrelse.
Omfanget af den videre undersøgelse af indberetningen afhænger af sagens konkrete omstændigheder.
Designskolen Kolding har udpeget en whistleblowerenhed, der:
a) modtager indberetninger efter advokatfirmaet Poul Schmiths indledende screening og har kontakt med whistlebloweren herefter,
b) undersøger og følger op på indberetninger, som modtages efter advokatfirmaet Poul Schmiths indledende screening samt
c) giver feedback til whistlebloweren på indberetninger, som modtages efter advokatfirmaet Poul Schmiths indledende screening.
Whistleblowerenheden, der varetager opgaverne i punkterne a-c, består af en særlig kreds af personer på Designskolen Kolding.
Whistleblowerenheden og advokatfirmaet Poul Schmith behandler alle indberetninger fortroligt og de personer, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har en særlig tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningerne.
Om anonymitet og fortrolighed
Designskolen Koldings whistleblowerordning giver mulighed for anonymt at indsende oplysninger om kritisable forhold til en betroet whistleblower-enhed, som kan undersøge forholdene nærmere. Via systemet kan du have en opfølgende dialog med whistleblowerenheden. Denne dialog er ligeledes anonym. Kun de betroede sagsbehandlere fra whistleblowerenheden kan tilgå din indberetning.
Hvis du sender oplysninger ind til whistleblowerordningen fra en computer, der er på Designskolen Koldings netværk, eller via linket til den digitale whistleblowerportal på Designskolen Koldings hjemmeside, vil dette kunne blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på Designskolen Koldings netværk. Dette kan undgås ved at taste web-adressen i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet Designskolen Koldings netværk.
Hvis du ikke er komfortabel med at indberette direkte til Designskolen Kolding, eller hvis du er i tvivl, om din indberetning behandles objektivt af vores whistleblowerenhed, kan du alternativt foretage din indberetning til Datatilsynet, der forestår en ekstern og uafhængig whistleblower kanal.
Det kan du gøre her: Indberet til Datatilsynet (whistleblower.dk)
Hvad indebærer beskyttelsen mod repressalier?
Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier via Lov nr. 1436 af 29. juni 2021- Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)
Det indebærer bl.a., at din identitet og andre oplysninger i indberetningen er tavshedsbelagte samt at der ikke kan meddeles aktindsigt eller indsigt efter GDPR-reglerne i en whistleblowers indberetning.
Beskyttelsen gælder kun for de indberetninger, som Designskolen Koldings whistleblowerenhed vurderer falder inden for ordningen. Det betyder, at beskyttelsen ikke gælder for indberetninger foretaget af personer, der ikke er omfattet af ordningen, eller for indberetninger om forhold, der falder uden for ordningen.
Behandling af personoplysninger
I forbindelse med at vi behandler dine oplysninger, giver Databeskyttelsesforordningen dig en række rettigheder. Du har f.eks. ret til at bede om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig. I visse tilfælde har du også ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at whistleblowerenheden begrænser behandlingen af dine oplysninger.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du oplyse og bekræfte din identitet, så whistleblowerenheden kan finde dine oplysninger og være sikker på, at oplysningerne ikke sendes til forkerte modtagere.
Se mere i vores Privatlivspolitik for whistleblowerordningen
Statistik - Indberetninger
Beretning om whistlebloweraktivitet for året 2024
Herunder fremgår oplysninger om aktiviteten i Designskolen Koldings whistleblowerordning for året 2024, jf. § 27 i lov om beskyttelse af whistleblowere.
- Modtagne indberetninger: 12
- Indberetninger, der er realitetsbehandlet: 10
- Afviste indberetninger: 2
- Antal indberetninger, der har givet anledning til politianmeldelse: 0
- Temaer for indberetninger der er realitetsbehandlet: arbejdsmiljø, krænkende adfærd, tilsidesættelse af forvaltningsretlige principper.
Beretning om whistlebloweraktivitet for året 2023
Herunder fremgår oplysninger om aktiviteten i Designskolen Koldings whistleblowerordning for året 2023, jf. § 27 i lov om beskyttelse af whistleblowere.
- Modtagne indberetninger: 1
- Indberetninger, der er realitetsbehandlet: 0
- Afviste indberetninger: 1
- Antal indberetninger, der har givet anledning til politianmeldelse: 0
Beretning om whistleblower-aktivitet for året 2022
Herunder fremgår oplysninger om aktiviteten i Designskolen Koldings whistleblowerordning for året 2023, jf. § 27 i lov om beskyttelse af whistleblowere.
- Modtagne indberetninger: 0
- Indberetninger, der er realitetsbehandlet: 0
- Afviste indberetninger: 0
- Antal indberetninger, der har givet anledning til politianmeldelse: 0
Beretning om whistleblower-aktivitet for året 2021
Herunder fremgår oplysninger om aktiviteten i Designskolen Koldings whistleblowerordning for året 2023, jf. § 27 i lov om beskyttelse af whistleblowere.
- Modtagne indberetninger: 0
- Indberetninger, der er realitetsbehandlet: 0
- Afviste indberetninger: 0
- Antal indberetninger, der har givet anledning til politianmeldelse: 0