Vi bliver en Michelin-afdeling

– Da jeg så det, kunne jeg bedre forstå, hvorfor jeg tit er så træt, når jeg kommer hjem, sagde en af medarbejderne, da arkitekt Anne Corlin fra Designskolen Kolding fremlagde et forslag til, hvordan arbejdsgangene kan ændres.

Sygehus Lillebælts opgave til Designskolen Kolding var at komme med forslag til at ændre arbejdsgangene, så;

• fagpersoner ikke længere hjælper patienterne med det, de selv kan klare

• patienterne rustes til at bevæge sig i afdelingens komplekse system og finde den rette vej på det rette tidspunkt uden at føle sig ladt i stikken. Undersøgelser på Nuklearmedicinsk Afdeling tager lang tid – tre-fire timer – og baggrunden for projektet er dels, at afdelingen skal effektivisere – 2 pct. om året, uden at det går ud over kvaliteten – og at man ved, at de patienter, som er selvhjulpne, er meget mere tilfredse med at klare sig selv. – Det at man selv er herre over noget så banalt som at gå på toilettet og finde sig lidt mad, det betyder meget for, hvor stressende oplevelsen er, sagde projektleder Dorte Laugaard Nielsen ved fremlæggelsen. I rapporten kan du læse om opgaven og se arkitekt Anne Corlin og designer Anne Grønlund Pedersens forslag til løsninger på felterne: • Forløbsfolder • Opholdsrum og Stoppesteder

• Tydelighed omkring reception og ankomst

• SMS service

• Indretning, der signalerer sammenhæng mellem de to etager

• Tydelig visuel indretning ift. placering af funktioner Elementerne kan fungere selvstændigt og enkelvis, men bliver stærkest sammen.

I må være virkeligt seje
Anne Corlin startede med at slå fast, at den brugerrejse, hun og Anne Grønlund Pedersen startede med at identificere, er den længste brugerrejse, nogen i laboratoriet på designskolen Kolding har set.

– I må være virkeligt seje, at I – i en hverdag med mange skift og interaktioner - har kunnet orientere så mange mennesker så grundigt i løbet af en dag, sagde Anne Corlin.

Hun gennemgik forslagene i de tre mulighedsrum, projektgruppen havde ønsket, der skulle arbejdes med, og i den efterfølgende debat var der stor opmærksomhed om, at de, der ikke er selvhjulpne, skal sikres personlig hjælp.

- Fidusen er vel, at vi får langt bedre tid til at hjælpe dem, der har behov, sagde en, og andre talte om, at det vil blive en bedre oplevelse for både patient og personale, når der bliver tid til at tale om, at solen skinner, og ikke kun om, hvad der nu skal ske i undersøgelsesforløbet.

Danmarks bedste
Der var masser af konkrete forslag, inspireret af Anne Corlins oplæg, om skrankens placering, farverne, støjdæmpning, en skærm til løbende kommunikation og indretningen, og der var enighed om, at det vil være godt med de samme farver og symboler overalt, så det er tydeligt, det er én afdeling, selv om den er fordelt på flere etager.

- Jeg tror, det bliver meget enklere, når vi nu kan sige ”Gå hen i Grøn stop” i stedet for ”Den tredje dør på venstre hånd”, sagde en, og en anden tilføjede ”Med dette her kan vi holde fast i vores ambition om at være Danmarks bedste”

- Det bliver en Michelin-afdeling, sagde en anden.

Der vil nu blive nedsat en række arbejdsgrupper, der skal arbejde videre med planerne. Nogle af ideerne er allerede implementerede i forløbet – fordi medarbejderne fandt dem indlysende gode – og fordi det er faldet naturligt i og med, at afdelingen er ved at flytte til nye lokaler på sygehuset.

- Jeg glæder mig til at sidde under de grønne planter…

- Det bliver dejligt, at patienterne kun skal sidde eet sted og vente på taxa…

- Dejligt at vi ikke blander indlagte/sengeliggende og ambulante patienter sammen…

- Godt at der én patientgang og én personalegang…

- Der bliver mere ro…

Interviews med tre medarbejdere
Reservelæge Henriette Ullerup-Aagaard har fulgt arbejdet løbende, men lidt på afstand: Hun har set det materiale, der har været hængt op i frokoststuen, så hun har set den lange, lange oversigt over kontakterne mellem patienter og personale, og hun har set beskrivelserne af patienttyper og medarbejdertyper. – Det har været godt i dag at få det hele sat i en større sammenhæng og hørt om, hvordan der er arbejdet med tingene. Jeg er ret imponeret og glæder mig til at komme i gang med at implementere i hvert fald systematiseringen af den måde, patienterne bringes rundt i huset på. Om vi skal vælge sms’er eller bip’er eller noget helt tredje, ved jeg ikke, men jeg kan se, at hvis vi får de får selvhjulpne patienter til at klare sig selv – og det er en del, men langt fra alle - får vi mulighed for at bruge ressourcerne meget bedre, nemlig på dem, der ikke kan selv.

Projektleder Dorte Laugaard Nielsen synes, at arbejdet har været en øjenåbner på mange måder: - Diagrammet over al vores kommunikation viser jo tydeligt, hvor megen kommunikation, vi har – og hvert sted kan det gå galt – så vi vil både få mere tid og blive mindre sårbare, hvis vi gennemfører designskolens forslag. Vi har allerede gennemført nogle af forslagene, og jeg vil nu sørge for, at der meget hurtigt bliver nedsat arbejdsgrupper, så vi kan finde frem til de løsninger, der vil passe os allerbedst, og så vi kan få dem implementeret i vores nye afdeling. Vi må ha’ alle muligheder i spil …

Teknologiansvarlig bioanalytiker Boris Hoyer Mathiasen, der har været med i projektgruppen, har været glad for at samarbejde med nogle, der er helt anderledes end de ansatte selv. – Havde vi skullet arbejde med ændringer, ville vi gøre det med de redskaber, vi har. Vores indgang er altid at nå mest muligt og at levere en god undersøgelse. Vi tænker altid ud fra et fagligt synspunkt. Vi ville ha’ slebet hjørnerne og måske malet nogle streger på gulvet, som jeg oprindeligt havde troet, de ville foreslå os. Men de kom med noget helt andet og så først og fremmest alting ud fra patienternes synsvinkel. De har givet os nogle grundprincipper, som vi kan bruge fremover, og helt konkret går vi nu i gang med at tilpasse og udvikle forslagene. Og så kommer vi til at tænke mere over brugernes behov : Kortlæserne ved dørene er et godt eksempel. De sidder forkert i dag i forhold til både os og specielt patienterne, men sådan var det. Indtil designerne kom .. og på den nye afdeling bliver de placeret rigtigt.

Fakta:
Opgaven i projektet ’Den Selvhjulpne Patient’ er at undersøge og udvikle systemet og processerne omkring scanningen af patienter på Nuklearmedicinsk afdeling på Vejle Sygehus.Afdelingen ønsker at ændre arbejdsgangene, så fagpersoner ikke længere hjælper patienterne med det, de selv kan klare. Patienterne skal altså rustes til at bevæge sig i afdelingens komplekse system og finde den rette vej på det rette tidspunkt uden at føle sig ladt i stikken. De skal føle sig i gode og trygge hænder.

12 afgørende indsigter, som designteamet fandt frem til:
1. Mange patienter læser ikke hele indkaldelsesbrevet, men fokuserer primært på tid og sted.

2. Personalet varetager en del opgaver, som mange patienter, med den rigtige vejledning, vil være i stand til at klare selv.

3. Der ligger et stort kommunikationsansvar på personalet, som bruger megen tid på at informere og guide hver enkelt patient igennem hvert skridt af undersøgelsesforløbet.

4. Det kan være svært for patienten at forstå og fastholde de mange informationer, han/hun får om undersøgelsesforløbet ved ankomsten.

5. Afdelingens interne systemer er ikke tydelige for patienterne, fx farvekodning af stole, hvilket betyder, at patienterne ikke har mulighed for at handle hensigtsmæssigt i forhold til systemerne.

6. Ventefaciliteterne understøtter ikke de mange patienttyper og deres behov.

7. Radioaktivitet kan være skræmmende og svært at forstå for mange patienter.

8. Afdelingen har en meget bred gruppe af patienttyper med meget forskellige behov og kompetencer.

9. Personalet går mange skridt i løbet af hver enkelt undersøgelse.

10. Personalet oplever at blive betragtet og fulgt med øjnene af ventende patienter, hvilket kan virke forstyrrende.

11. Der er stor patienttilfredshed på afdelingen, og oplevelsen af, at der er behov for optimering, ligger primært hos personalet.

12. Personalet yder en stor arbejdsindsats, for at den komplekse logistik mellem de mange forskellige undersøgelsesforløb skal fungere.